La gestión del cambio (también conocida como gestión del cambio organizacional) alude al proceso de supervisión y facilitación del cambio en todos los niveles de una organización, corporación o empresa. En el entorno laboral cambiante actual, los empleados deben desarrollar las habilidades necesarias para adaptarse a los cambios con rapidez y eficacia. Los empresarios recurren cada vez más a empresas de consultoría y estrategas de gestión del cambio para que los ayuden a iniciar la transición a través de diversos tipos de cambio de la forma más fluida y económica posible.

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El proceso de gestión del cambio es un enfoque sistemático para enfrentarse al cambio. En este enfoque, los líderes responden a los cambios en el entorno empresarial o a otros factores externos. Es posible que su respuesta requiera cambios en la estrategia empresarial, la estructura organizacional, los procedimientos de la empresa o la cultura organizacional.

Normalmente, el proceso de gestión del cambio consta de cinco etapas.

1. Preparación: para que el cambio perdure, una organización debe estar preparada para el cambio. Eso significa que los líderes deben adoptar medidas para sentar las bases culturales del cambio y, a continuación, preparar el trabajo logístico necesario para respaldarlo. El objetivo es ayudar a las personas a comprender por qué es necesario el cambio, lo que incluye crear urgencia para abordar los desafíos a los que se enfrenta la organización. Para reducir las posibilidades de que las personas rechacen el cambio, es fundamental conseguir su aceptación en esta etapa.
2. Planificación: la siguiente etapa consiste en que los líderes planifiquen la manera en que ocurrirá la transformación. El plan debe establecer los objetivos que se conseguirán con el cambio. Los líderes deben definir el alcance del proyecto para no distraerse con tareas innecesarias. El plan debe identificar al equipo de gestión del cambio, así como a las personas que supervisarán y pondrán en marcha cada una de las tareas del proceso de cambio. Por último, el plan debe detallar los parámetros que la organización utilizará para medir su progreso.
3. Implementación: ahora es el momento de seguir los pasos descritos en el plan de gestión del cambio. Los líderes deben asegurarse de que sus empleados estén capacitados para dar los pasos necesarios hacia la consecución de sus objetivos. También deben asegurarse de que todos los pasos que se den estén en consonancia con su visión del cambio. Si se presentan obstáculos, los líderes deben intervenir y mitigarlos en la medida de lo posible.
4. Adopción del cambio: en esta etapa, el objetivo es garantizar que el cambio sea sostenible y que la gente no vuelva al estado anterior. Es fácil que la gente regrese a lo que le resulta conocido. Para animar a las personas a adoptar el cambio, puede utilizar la capacitación, el asesoramiento y las recompensas.
5. Análisis: una vez concluida la iniciativa de cambio, los líderes deben revisar sus éxitos y fracasos. Este proceso les aportará información sobre las lecciones aprendidas que podrán aplicar en próximos proyectos de cambio.

El cambio es inevitable. Sin embargo, no todos los líderes y gerentes están preparados para liderar ni cuentan con las habilidades necesarias para gestionar el cambio. Afortunadamente, usted puede desarrollar las habilidades de gestión del cambio necesarias para dirigir su organización a través de la transformación.

Esta es una lista de las habilidades de gestión del cambio que se deben fomentar:

• Comunicación: la comunicación desempeña un papel importante en todo el proceso de gestión del cambio. Los líderes del cambio deben comunicarse para justificar el cambio y crear un sentido de urgencia entre los empleados. Tienen que comunicar su visión del cambio y explicar por qué es necesario. Asimismo, tienen que persuadir a la gente para que acepte y adopte el cambio. En todo momento, los líderes deben recopilar comentarios del equipo de implementación y las partes interesadas.
• Empatía: la empatía es la capacidad de comprender cómo se sienten los demás. Esta habilidad de gestión del cambio es fundamental para que los líderes puedan comprender la manera en que los demás responden al cambio, así como para abordar cualquier resistencia o inquietud.
• Escucha activa: antes de que los líderes del cambio puedan comunicarse de manera efectiva, deben escuchar. En el proceso de gestión del cambio, los líderes deben destinar al menos el mismo tiempo que dedican a hablar de sus planes a escuchar a sus empleados y a su equipo. Es importante que las personas sepan que sus pensamientos y opiniones se valoran y se escuchan.
• Pensamiento estratégico: toda iniciativa exitosa de gestión del cambio cuenta con una base estratégica sólida. Los líderes del cambio deben comprender qué necesita la organización y, luego, ser capaces de planificar cómo se alcanzará ese objetivo.
• Delegación: los líderes deben estar dispuestos a facultar a otros para que asuman proyectos sin microgestionarlos. Deben comprender las fortalezas y debilidades de su equipo, de modo que puedan elegir a la persona adecuada para dirigir el trabajo.
• Resiliencia: los líderes del cambio deben ser expertos en afrontar los contratiempos. Deben recuperarse rápidamente y prosperar bajo presión. Los líderes del cambio más resilientes son creativos a la hora de resolver problemas y no rehúyen la resolución de conflictos.
• Optimismo: la actitud positiva se contagia. Mantener una actitud positiva, incluso ante los obstáculos y la resistencia, inspirará productividad y compromiso en el resto del equipo.
• Colaboración: la capacidad de trabajar en equipo para la consecución de un objetivo común constituye una habilidad esencial para la gestión del cambio. Los equipos que trabajan bien juntos logran más y conducen a un cambio más sostenible.

Para que el cambio sea sostenible es necesario seguir una serie de principios de gestión del cambio. Algunos de esos principios de gestión del cambio incluyen los siguientes:

• Recuerde que la cultura lo es todo: los líderes del cambio deben aprovechar al máximo su cultura existente y tenerla en cuenta a medida que desarrollan su plan de cambio. Deben buscar elementos de su cultura que estén en consonancia con el cambio y destacarlos a medida que promueven el cambio.
• Obtenga la aceptación ejecutiva: el éxito de la gestión del cambio comienza en la cúspide de la pirámide organizacional. Los directivos deben coincidir en la visión del cambio y en cómo beneficiará a la organización.
• Obtenga información de todos los niveles: para reducir el riesgo de resistencia, las organizaciones deben recurrir a los distintos niveles de empleados. Los líderes deben preguntar cómo está afectando el cambio a los empleados y tomar nota de cualquier obstáculo o desafío que deban abordar.
• Incorpore un propósito en el cambio: un objetivo empresarial no estimula los corazones y las mentes de sus empleados. Sin embargo, si vincula el cambio a un propósito global que tenga repercusión entre sus empleados, es más probable que apoyen el cambio.
• Rediseñe sus estructuras y sistemas para respaldar el cambio: no podrá mantener el cambio de comportamiento si no modifica también los flujos de trabajo, la capacitación y las operaciones para que coincidan.

El cambio avanza a pasos agigantados y no hay indicios de que la transformación de las organizaciones vaya a detenerse en un futuro cercano. Las organizaciones que no están preparadas para gestionar el cambio suelen tener empleados disgustados. Es probable que estos empleados se vuelvan menos productivos e incluso abandonen la empresa.

Cuando las organizaciones implementan un proceso de gestión del cambio sólido, es probable que perciban una serie de beneficios relacionados con la gestión del cambio. Por ejemplo, los empleados estarán más preparados para el cambio y opondrán menos resistencia. También puede preparar a su organización al asegurarse de que su equipo cuente con las habilidades adecuadas para gestionar el cambio, ya sea a través de la actualización o renovación de habilidades o la contratación.

Además, la gestión del cambio beneficia a la organización en su conjunto. Los procesos de cambio efectivos ayudan a las organizaciones a transformarse más rápidamente. Además, un proceso de cambio formal ayuda a los líderes a predecir los costos del cambio. Estos procesos también pueden fomentar la aceptación del cambio, para no desaprovechar recursos en cambios que los empleados rechazan y a los que oponen resistencia.

La gestión del cambio debe comenzar tan pronto como se reconozca la necesidad de un cambio. No hay una regla fija que determine cuándo debe ocurrir este proceso. Sin embargo, es probable que el cambio surja en una serie de circunstancias que pueden necesitar una respuesta de gestión del cambio.

Estos son algunos ejemplos de situaciones en las que se necesita la gestión del cambio.

• Desempeño deficiente: si su organización no está preparada para resistir un ciclo constante de cambios, es probable que tenga un desempeño deficiente. El cambio será necesario para adaptar su empresa de modo que pueda seguir siendo competitiva en el mercado.
• Ineficacia: si su organización se aferra a las formas tradicionales de actuar, es posible que se quede atrás. Por ejemplo, si su competencia ha experimentado la transformación digital, y usted aún revuelve papeles en sus archivadores, es probable que se quede atrás rápidamente.
• Nueva tecnología: es posible que surja una nueva herramienta que pueda ayudarlo a ser más eficiente. Si adopta esta nueva herramienta, es probable que tenga que capacitar a su equipo para utilizarla. También pueden ser necesarios otros cambios en sus procesos y flujos de trabajo.
• Oportunidad novedosa: pueden surgir nuevos mercados y, con ellos, pueden presentarse nuevas oportunidades de negocio. Es posible que su organización necesite cambiar sus productos y servicios o su enfoque de mercado para aprovechar estas oportunidades.

El cambio es necesario para que su negocio se expanda y alcance su máximo potencial. Sin embargo, mucha gente se resiste al cambio.

Las personas suelen temer el cambio porque conlleva lo desconocido. Es posible que a sus empleados les preocupe fracasar si su función cambia y no pueden aprender las habilidades nuevas necesarias para mantenerse al día. También es posible que teman perder su empleo.

A veces las personas pueden resistirse al cambio porque no hay una recompensa suficiente o concreta para adoptarlo. Y, en ocasiones, simplemente es más fácil seguir el camino de menor resistencia: mantener las cosas tal y como están.

Por eso es tan importante comunicarse durante todo el proceso de cambio. Puede dar la sensación de que está comunicando demasiado sobre el cambio, pero, si no lo hace, los empleados llenarán los espacios en blanco, lo que dará lugar a rumores e información incorrecta. Este riesgo es especialmente alto si se encuentra en un entorno de trabajo remoto.

Por tanto, comunique siempre el cambio y vuelva a difundirlo.