• A comunicação organizacional é o processo de troca de informações e ideias dentro e fora de uma organização. Inclui como as organizações e seus funcionários criam, compartilham e interpretam a comunicação no local de trabalho. O objetivo da comunicação organizacional é estimular um grupo a atingir uma meta ou objetivo em comum ou influenciar o comportamento das partes interessadas dentro ou fora de uma organização.
• O segredo para uma comunicação organizacional eficaz é entender seu público e seus objetivos, expectativas (culturais e outras) e contexto.

Uma comunicação clara e eficaz impulsiona a produtividade, aumenta a confiança, cria engajamento, promove a colaboração e ajuda a criar um ambiente de trabalho positivo. A comunicação organizacional clara depende de uma variedade de estratégias, dependendo do contexto (p. ex., interno ou externo e formal ou informal) e do público (funcionários, investidores, parceiros etc.).

Aqui estão apenas algumas dessas estratégias de comunicação.

• Incentivo ao feedback bidirecional: O feedback ajuda os comunicadores a identificar lacunas na compreensão de seu público. Isso pode ajudá-lo a evitar falhas de comunicação porque você pode resolver qualquer confusão rapidamente. É fácil obter feedback em ambientes menores, mas para grupos maiores, você pode solicitá-lo por meio de pesquisas ou grupos de foco.
• Definição de objetivos claros: Comece a planejar todas as comunicações corporativas com o objetivo final em mente. O plano deve incluir tudo, desde o objetivo de sua comunicação até canais, tons e métricas que medem a eficácia de sua mensagem.
• Respeitando as diferenças culturais: Se você estiver falando para um público global, esteja ciente de que os indivíduos podem ter normas culturais diferentes. Considere a necessidade de adaptar seu estilo de comunicação para respeitar as normas e expectativas das pessoas.
• Foco na melhoria contínua: Escolha métricas que o ajudem a avaliar a comunicação para que você possa melhorar da próxima vez. Você também pode pedir feedback subjetivo de seu público que pode ajudá-lo a refinar sua mensagem.

A mudança é uma constante hoje, e ter uma estratégia de comunicação organizacional é essencial para estar à frente dela. Sem uma comunicação clara sobre a mudança, o envolvimento e a produtividade dos funcionários podem ser prejudicados. Aqui estão algumas recomendações de como você pode abordar a comunicação sobre a mudança:

• Explique por que a mudança é necessária: Para começar a criar consenso para a mudança, você precisará mostrar quais benefícios a mudança trará. Compartilhe como a mudança se alinha com a visão e os objetivos estratégicos de sua organização. Os funcionários devem ter informações suficientes para entender a lógica por trás da mudança.
• Crie um plano de comunicação: Seu plano deve descrever as principais mensagens, seu público, os canais estratégicos de comunicação, o cronograma das comunicações, quaisquer mecanismos de feedback e métricas para medir seu sucesso. Um plano pode ajudar a garantir que suas comunicações permaneçam no alvo para atingir seus objetivos.
• Seja transparente: Muitas vezes, a mudança causa a ansiedade e a incerteza. As pessoas se sentirão mais à vontade com a mudança se entenderem especificamente o que vai mudar e quando a mudança ocorrerá. Explicar como a mudança afetará os funcionários e outras partes interessadas os ajudará a aceitar a mudança e começar a se adaptar.
• Crie um consenso: Se você estiver planejando uma grande mudança, pode fazer sentido trazer os funcionários para as discussões iniciais para obter o ponto de vista deles. Incluir funcionários no estágio de planejamento pode ajudá-lo a gerar ideias e sinalizar possíveis problemas que você precisa resolver. Você também pode usar a escuta dos funcionários para avaliar o apetite dos funcionários por mudanças e usar as informações de pesquisas e outros comentários ao elaborar seu plano de comunicação no local de trabalho. Você também pode trazer funcionários para defender suas ideias. Assembleias nas quais os funcionários também têm a chance de serem ouvidos podem ajudar você a obter apoio para a mudança.
• Espere resistência: Não importa a solidez do seu plano de comunicação corporativa; alguns funcionários resistirão à mudança. O segredo é ficar à frente de possíveis objeções. Planeje como você lidará com opositores e antecipará suas preocupações. Se você abordar os problemas de forma proativa e ouvir ativamente a resistência, poderá reduzi-la.
• Ofereça suporte: Se a mudança exigir que funcionários ou partes interessadas adotem novos comportamentos ou desenvolvam novas habilidades, talvez seja necessário fornecer treinamento ou outro tipo de suporte. Reduzir o atrito da mudança pode criar aceitação.
• Comemore o sucesso: Procure vitórias e celebre-as para reforçar os benefícios da mudança. Quanto mais impulso você criar, mais suporte você ganhará.
• Ajuste à medida que avança: A mudança é um processo, não um evento único. Conforme você aprende com o feedback dos funcionários, ajuste seu plano de comunicação.

Quando coordenada em torno de um objetivo de negócios, a comunicação estratégica pode trazer uma série de benefícios, como:

• Maior produtividade: Uma comunicação forte no local de trabalho reduz o risco de mal-entendidos e confusão. Quando os funcionários têm instruções claras e entendem como seu trabalho se conecta aos objetivos e propósitos globais da organização, eles ficam mais motivados e, portanto, mais produtivos. A comunicação regular que garante que todos estejam na mesma página pode garantir que todos os funcionários estejam trabalhando para os mesmos objetivos.
• Maior engajamento dos funcionários: Para construir um ambiente de trabalho positivo, os funcionários precisam sentir que podem confiar em seu empregador. A confiança começa com uma comunicação clara e transparente. Os funcionários que entendem como seu trabalho se alinha com as metas gerais de negócios provavelmente se sentirão mais inspirados a trabalhar para atingir essas metas.
• Melhor colaboração: A comunicação regular entre equipes e departamentos também pode estreitar os laços entre os membros da equipe. Quanto mais os membros da equipe souberem que podem confiar e contar com seus colegas, maior a probabilidade de quererem trabalhar juntos para atingir os próprios objetivos. A comunicação organizacional os ajuda a desenvolver ideias, compartilhar feedback e trabalhar juntos para resolver problemas.
• Resolução de problemas mais rápida: A comunicação aberta e eficaz no local de trabalho ajuda a identificar problemas rapidamente para que possam ser resolvidos com mais eficiência. A resolução mais rápida evita que problemas menores se transformem em problemas maiores e pode economizar tempo, dinheiro e recursos das organizações.
• Decisões mais inteligentes: Quando os funcionários têm acesso às informações de que precisam para tomar decisões, eles podem escolher opções que atendam aos interesses da organização. Além disso, quando a comunicação da liderança é forte e os líderes compartilham decisões e aceitam feedback das partes interessadas, o processo de tomada de decisão sai fortalecido. Isso também leva a uma maior aceitação por aqueles afetados pelas decisões.
• Reputação organizacional mais forte: Quanto mais eficaz e transparente for a comunicação de uma organização, mais confiança e boa vontade ela construirá com as partes interessadas internas e externas. Por exemplo, quando uma equipe de atendimento ao cliente se comunica com frequência e clareza com clientes frustrados, reduz a tensão e melhora a satisfação do cliente.
• Maior lucratividade: A comunicação aumenta a motivação dos funcionários, gera relacionamentos mais fortes com as partes interessadas e uma maior satisfação do cliente, entre muitos outros benefícios. Somando todos esses benefícios, o que temos é maior lucratividade.
• Uma cultura organizacional mais positiva: A comunicação de liderança aberta e transparente constrói a confiança dos funcionários e de todos os interessados no alto escalão. As pessoas também são mais propensas a sentir que sua opinião é ouvida e valorizada.

A comunicação organizacional, quando bem-feita, gera confiança e responsabilidade dentro e fora da organização. Ela também fortalece o desempenho organizacional em uma variedade de dimensões.

• Colaboração: A comunicação estratégica promove o trabalho em equipe. Incentiva os funcionários a trabalharem juntos para atingir metas, compartilhando abertamente as ideias e o feedback.
• Coordenação: A comunicação eficaz garante que os esforços sejam coordenados de cima para baixo e entre as organizações. A unificação das comunicações garante que equipes, departamentos e a organização como um todo estejam trabalhando em prol dos mesmos objetivos.
• Retenção de funcionários: Um ambiente de trabalho positivo, no qual os líderes se envolvem com os funcionários em comunicação corporativa frequente, transparente e clara, aumenta a motivação, proporciona maior satisfação no trabalho e reduz o risco de rotatividade.
• Eficiência: Funcionários que entendem suas funções e responsabilidades perdem menos tempo e trabalham com mais eficiência. Eles podem tomar decisões mais inteligentes e evitar erros e trabalho duplicado, o que pode prejudicar a produtividade.
• Inovação: A comunicação eficaz no local de trabalho estimula a criatividade e promove a inovação. Reduz o medo de compartilhar ideias para que todos se sintam encorajados a falar e desenvolver o trabalho uns dos outros. Como resultado, as organizações podem se adaptar às mudanças no mercado e competir de forma mais eficaz.
• Satisfação do cliente: A comunicação com o cliente pode gerar confiança. Ela ajuda as organizações de vendas e serviços a entender as necessidades e preferências do comprador, para que possam adaptar os produtos a essas necessidades e oferecer um serviço melhor. Por sua vez, isso constrói a lealdade do cliente.
• Gestão de crise: A comunicação oportuna e autêntica durante uma crise pode determinar se uma empresa sobreviverá intacta a essa crise. Fornecer informações às partes interessadas internas e externas é necessário para mitigar riscos e aliviar a ansiedade.
• Gestão de reputação: Uma sólida estratégia de comunicação corporativa projeta uma marca positiva da empresa, que pode aumentar o valor organizacional.